一些企业、机构采购了企业网盘,却迟迟用不好,不知道怎么搭建文件权限体系。
文件权限不清,文件流失、泄露隐患不断。本文用一个教培机构案例,教你用3个步骤,搭建起清晰、安全的文件权限体系。如果你是网盘管理员或者机构、企业负责人,一定不要错过。
某教培机构,平时有以下文件资料需要保存和共享:
教学资料:课程视频、课件PPT、考卷试题…… 市场资料:宣传海报、招生文案、投放物料…… 行政资料:合同档案、员工信息、学员信息……过去,这些文件都散落在员工电脑、微信群里,重复改来改去没人管,重要课件甚至被离职员工带走过。
出于安全和效率考虑,该机构采购了企业网盘,搭建了权限体系把文件管理起来。
在帮助该机构搭建权限体系过程中,我们给出了这几个关键步骤:
展开剩余79%|STEP1:文件分级分类
搭建权限体系,首先要理清已有文件,搭建起分类清晰、有序的文件目录体系。
通过对文件的梳理,该机构以部门、项目为维度分类文件:
01机构公共文件
以制度文档、统一宣传物料等公共文件为主,需存放在企业公共库内,方便所有员工随时查看、下载。
02部门文件
教学部、市场部、行政人事部等部门内部文件,各自独立一个文件库,仅部门成员共享查看。
03项目文件
例如“XX年暑期项目”,需要教研、市场、教务等多部门成员一起协同,可单独创建项目库存放,并邀请跨部门成员共享。
04个人空间
机构老师、员工等账号的专属独立空间,存放个人备课草稿、私人文档,个人空间
他人无法查看。
除公共库、个人库文件外,其他部门库重要文件创建单独文件夹存管,便于后续权限管控。
通过创建以上多个维度的文件库,并在文件库基础上结合目录模版功能批量生成多层级文件夹,该机构文件体系基本搭建完成。
|STEP2:权限到人、到文件
搭建好机构的文件目录体系后,就到了最重要的权限设置阶段。
够快云库通过自定义设置角色配置成员权限,该教培机构明确了不同类型文件要给不同岗位成员不同权限。例如:
01教学内容库
老师:能创建课件,不能下载、删除课件;
教研主管:有管理权限,可增删文件夹、分配权限;
行政人员:能查看课件,不能修改,不能外链分享。
02市场资料库
市场负责人:可上传、修改、分享最新的招生文案和海报;
设计师:能上传设计稿,不能下载机构内部资料;
营销人员:只能查看、下载审批后的物料,不允许编辑。
基于以上岗位权限需求,管理员在后台配置多个角色模板,应用于不同文件库成员账号。同时,部门库里的核心文件,机构基于重要等级单独设置文件权限,实现差异化管控。
通过成员角色+文件权限结合,权限落实到具体成员、具体文件上。就算员工离职或者外包结束,也能一键移交文件,不怕文件带走。
|STEP3:多重安全机制
权限配置好了,还得配置其他安全机制,一起形成数据安全屏障。
例如,系统自带的安全日志。外链发出去能查到是谁分享了外链、发给了谁,责任清晰。再比如老师误删了课件,也能通过操作日志找回历史版本,减少损失。
同时,配合文件水印、安全外发、危险行为预警、离职交接等功能,覆盖文件存管用全流程,实时动态调整已有权限,把泄露风险降到最低。
企业网盘权限体系搭建,核心就是这3个步骤:先分级分类,让文件有序可管;再权限到人、到文件,让责任清晰可控;最后多重安全机制护航,把风险降到最低。
够快云库企业网盘通过这套简单易用的权限管理体系,帮助机构快速上手、灵活配置,把分散文件管起来、权限理清楚、协作提效又安全,真正做到文件可管、可控、可追溯,安全省心,管理不再复杂。
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